Użytkowanie prywatnego samochodu w ramach prowadzenia działalności gospodarczej jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, które obecnie bardzo często jest wykorzystywane – zwłaszcza przez niewielkich przedsiębiorców. Jednak wiąże się ono także z wieloma różnymi obowiązkami. Oczywiście można w działalności zaliczyć wydatki, które ponosimy na rzecz użytkowania samochodu, czy na paliwo.
Prawie w każdym przypadku użytkowanie samochodu musi być udokumentowane, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu według ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych. Brak prowadzonej ewidencji skutkuje niemożnością zaliczenia wszystkich kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu, w działalności gospodarczej.
Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdu jest ustawową przewidzianą formą wykazu przebiegu samochodu, który nie jest trwałym środkiem przedsiębiorstwa – ale jest wykorzystywany przy jego prowadzeniu. W praktyce wygląda to w ten sposób, że użytkowanie samochodu może być ewidencjonowane tylko w przypadku, kiedy samochód wykorzystywany jest do załatwienia spraw służbowych. Jeżeli więc udajemy się na spotkanie z kontrahentem lub do urzędu to wykazujemy to w ewidencji. Użytkowanie samochodu w celach służbowych określa także ustawa o PIT art. 22, który mówi o tym, że wydatki związane z użytkowaniem samochodu muszą mieć pośredni, a najlepiej bezpośredni związek z przychodami. Ewidencja powinna być prowadzona w systemie miesięcznym, co oznacza, że co miesiąc konieczne jest wpisywanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu. Rozliczenie ewidencji natomiast następuje narastająco w ciągu danego roku podatkowego.
Czy istnieją limity wykorzystania samochodu prywatnego w celach służbowych?
Oczywiście określone są pewne limity wydatków związanych z eksploatacją samochodu prywatnego w działalności gospodarczej. Ograniczenie to nazywane jest kilometrówką. Liczba kilometrów przebiegu samochodu zostaje pomnożona przez stawkę za kilometr, która z kolei ustalona jest przez Ministra Infrastruktury we właściwych przepisach. Jeżeli natomiast użytkowanie samochodu dotyczy tak zwanych jazd lokalnych, to rozliczane jest ono w postaci miesięcznego ryczałtu.
Wyjątki od reguły – brak konieczności prowadzenia ewidencji
Podobnie jak w każdym przypadku, tak i w tym są pewne wyjątki, w których prowadzenie ewidencji użytkowania pojazdu nie jest wymagane. Pierwszym przypadkiem jest używanie w działalności gospodarczej samochodu ciężarowego. Kolejna sytuacja to używanie samochodu osobowego, który eksploatujemy na podstawie umowy leasingowej. Ostatnim przypadkiem jest wspomniana już sytuacja, kiedy użytkowanie samochodu dotyczy wyłącznie jazd lokalnych i rozliczenie następuje na podstawie miesięcznego ryczałtu – wówczas prowadzenie ewidencji także jest niewymagane.
Użytkowanie prywatnego samochodu w celach służbowych przy prowadzeniu firmy ma wiele zalet. Należy jednak pamiętać o przestrzeganiu odpowiednich przepisów, by móc takie użytkowanie rozliczyć bez problemów.
