Temat kodów GTU od lat budzi sporo pytań, głównie dlatego, że wiele osób utożsamia je bezpośrednio z samą fakturą. W praktyce sprawa jest trochę bardziej złożona. Oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów pokazują, że oznaczenia GTU są przede wszystkim elementem ewidencji sprzedaży w JPK_V7, a nie obowiązkową treścią zwykłej faktury. To właśnie dlatego odpowiedź na pytanie, kiedy wpisać kod GTU na fakturze, wymaga rozróżnienia dwóch rzeczy: dokumentu sprzedaży oraz sposobu wykazania transakcji w pliku JPK_V7.
Czy kod GTU trzeba wpisywać bezpośrednio na fakturze?
Co do zasady nie ma obowiązku wpisywania kodu GTU bezpośrednio na fakturze. Ministerstwo Finansów w broszurze dotyczącej faktury ustrukturyzowanej wskazuje wprost, że oznaczenia GTU_01 do GTU_13 stanowią fakultatywny element faktury, a wskazanie odpowiedniego symbolu GTU na fakturze zależy wyłącznie od woli podatnika. Oznacza to, że przedsiębiorca może taki symbol umieścić, ale nie musi tego robić tylko dlatego, że sprzedaje towar lub usługę objęte GTU.
Gdzie więc naprawdę stosuje się oznaczenia GTU?
Najważniejsze jest to, że oznaczenia GTU stosuje się przede wszystkim w ewidencji sprzedaży JPK_V7. Z oficjalnych materiałów wynika, że w JPK_VAT z deklaracją symbolami GTU oznacza się daną fakturę w ewidencji sprzedaży. Innymi słowy, obowiązek rozliczeniowy dotyczy pliku JPK_V7, a nie samego wyglądu dokumentu przekazywanego kontrahentowi. To właśnie tutaj najczęściej dochodzi do nieporozumień.
Kiedy w praktyce należy zastosować kod GTU?
Kod GTU należy zastosować wtedy, gdy sprzedaż dotyczy towaru albo usługi należących do jednej z grup wskazanych przez przepisy i wykazywanych w JPK_V7. Nie chodzi więc o dowolną fakturę, ale o taką, która dokumentuje sprzedaż objętą konkretnym oznaczeniem GTU_01 do GTU_13. Ministerstwo Finansów podkreśla też, że od 1 lipca 2021 r. doprecyzowano te oznaczenia, odnosząc je m.in. do kodów CN oraz klasyfikacji PKWiU 2015, aby łatwiej było ustalić, kiedy dany symbol trzeba zastosować.
Czy wpisanie GTU na fakturze jest błędem?
Nie. Jeżeli podatnik dobrowolnie umieści kod GTU na fakturze, samo w sobie nie jest to błędem. Rządowe materiały wyraźnie wskazują, że taki element jest dopuszczalny jako fakultatywny. Ministerstwo dodaje też, że zamieszczenie oznaczenia GTU na fakturze ustrukturyzowanej może ułatwić późniejsze sporządzenie JPK_VAT z deklaracją. Czyli po ludzku: można to zrobić pomocniczo, ale nie dlatego, że przepisy każą wpisywać GTU na każdej właściwej fakturze.
Czy są sytuacje, w których GTU trzeba ująć mimo że nie widać go na fakturze?
Tak. To jedna z najważniejszych praktycznych zasad. Nawet jeśli kod GTU nie został wpisany na fakturze, podatnik i tak ma obowiązek właściwie oznaczyć sprzedaż w JPK_V7, jeśli transakcja podlega danemu oznaczeniu. Potwierdza to logika całego systemu raportowania opisanego przez Ministerstwo Finansów, w którym GTU funkcjonuje jako element ewidencji, a nie obowiązkowa rubryka faktury. Dlatego brak symbolu GTU na dokumencie sprzedaży nie zwalnia z prawidłowego oznaczenia transakcji w pliku JPK.
Czy faktury zaliczkowe także oznacza się kodem GTU?
Tak, ale znowu chodzi przede wszystkim o ujęcie ich w ewidencji JPK_V7. Ministerstwo Finansów w oficjalnym FAQ wyjaśnia wprost, że oznaczenia GTU_01-13 dotyczą również faktur zaliczkowych. To oznacza, że jeżeli zaliczka dotyczy towaru lub usługi objętych GTU, trzeba to odpowiednio wykazać w JPK_V7. W samej fakturze ustrukturyzowanej takie oznaczenie nadal pozostaje fakultatywne.
Czy faktury korygujące też wymagają oznaczenia GTU?
Tak, ale nie zawsze automatycznie. Z rządowego FAQ wynika, że symbolami GTU należy oznaczać fakturę korygującą wtedy, gdy korekta dotyczy towaru lub usługi objętych oznaczeniami GTU. Jeżeli natomiast korekta dotyczy wyłącznie pozycji nieobjętych GTU, faktury korygującej nie trzeba w ten sposób oznaczać. To ważne, bo w praktyce liczy się przedmiot korekty, a nie samo to, że faktura pierwotna zawierała kiedyś pozycję z GTU.
Czy GTU stosuje się do każdej faktury sprzedażowej?
Nie. Oznaczenia GTU dotyczą tylko wybranych grup towarów i usług. Dodatkowo Ministerstwo Finansów wskazało, że od 1 lipca 2021 r. wyłączono stosowanie oznaczeń GTU do dokumentów „RO” i „WEW”. To pokazuje, że nie każda sprzedaż i nie każdy dokument w ewidencji będzie oznaczany kodem GTU. Najpierw trzeba ustalić, czy dana transakcja rzeczywiście należy do jednej z grup GTU i czy dokument w ogóle podlega takiemu oznaczeniu.
Jak najprościej odpowiedzieć na pytanie, kiedy wpisać kod GTU na fakturze?
Najprościej tak: co do zasady nie ma obowiązku wpisywania kodu GTU na samej fakturze, bo GTU jest przede wszystkim oznaczeniem stosowanym w ewidencji sprzedaży JPK_V7. Jeżeli jednak korzystasz z faktury ustrukturyzowanej albo własnego systemu i chcesz pomocniczo dodać GTU do dokumentu, możesz to zrobić dobrowolnie. Obowiązkowe jest natomiast prawidłowe oznaczenie sprzedaży w JPK_V7 wtedy, gdy transakcja dotyczy towarów lub usług objętych GTU.
Podsumowanie
Jeżeli pytasz, kiedy wpisać kod GTU na fakturze, to odpowiedź brzmi: zasadniczo nie trzeba go obowiązkowo wpisywać na fakturze. Kod GTU jest przede wszystkim oznaczeniem dla ewidencji sprzedaży w JPK_V7. Na samej fakturze może pojawić się dobrowolnie, ale jego brak nie oznacza jeszcze błędu. Kluczowe jest to, by prawidłowo oznaczyć transakcję w JPK_V7, zwłaszcza przy sprzedaży objętej GTU, fakturach zaliczkowych i części faktur korygujących.
